Qué vas a lograr: dominar la pantalla «Cuotas», el centro de cobranza de tu condominio: generar los cargos de cada mes sin miedo a duplicar, aplicar recargos a los vencidos, recordar por correo, avisar a morosos por WhatsApp, crear una derrama y dar seguimiento a los últimos cargos con su recibo.
Cómo generar las cuotas del mes
- Entra a «Cuotas» y revisa la tarjeta «Configuración vigente»: ahí ves tu «Cuota mensual», el «Día de vencimiento», los «Días de gracia» y el «Recargo» (y, si manejas fondo de reserva, el «Fondo de reserva» y el «Cargo mensual por casa»). Si algo no cuadra, corrígelo con «Editar configuración».
- Elige el «Mes a generar» en la tarjeta «Generar cuotas».
- Revisa la «Vista previa»: te dice hasta cuántas unidades recibirán su cargo y cómo se calcula (la cuota más el fondo de reserva, por casa).
- Pulsa «Generar cuotas» (verás «Generando…» mientras corre).
- Lee la confirmación «Se generaron # cuotas.»: cada unidad ya tiene su cargo del mes.
Sin miedo a duplicar: generar dos veces no crea cargos dobles. La propia vista previa lo dice: «Se omiten las unidades que ya tengan su cuota de {mes}.» Y si el mes ya estaba cubierto, verás «Ese periodo ya estaba completo.»
Ojo con los meses pasados: si eliges un mes que ya venció, aparece el aviso «Estas cuotas nacerán vencidas (vencieron el {fecha}). Si estás empezando, considera generar el mes siguiente.» El aviso NO te frena: revisa bien el mes antes de pulsar.
Cómo aplicar recargos a los vencidos
Cuando una cuota sigue sin pagarse después de los días de gracia, puedes aplicarle el recargo que configuraste.
- Ubica la tarjeta «Recargos por morosidad».
- Pulsa «Aplicar recargos a vencidos» (verás «Aplicando…» mientras corre).
- Lee el resultado: «Se aplicaron # recargos.» o, si nadie debe, «No hay cuotas vencidas sin recargo. Todo en orden.»
Púlsalo con confianza: no duplica recargos ya aplicados. Cada recargo aparece después en «Últimos cargos» con la etiqueta «Recargo». Si aún no defines el recargo, verás «Primero define el recargo por pago tardío en Configuración.»
Cómo enviar recordatorios de pago por correo
Es un correo por unidad con adeudo vencido, con su saldo y el camino a su pantalla de Pagos. No es automático: sale solo cuando tú lo pides con el botón.
- Ubica la tarjeta «Recordatorios de pago».
- Pulsa «Enviar recordatorios» (verás «Enviando…» mientras corre).
- Lee el resultado: «Se enviaron # recordatorios.» o «No hay unidades con adeudo vencido. Todo en orden.»
- Fíjate si aparece «# unidades con adeudo no tienen residentes con correo y se omitieron.»: a esas unidades no les llegó nada — avísales por WhatsApp (siguiente sección).
Muy importante — verifica que el envío de correos esté activado en tu condominio. Si no lo está, la pantalla te avisa: «El envío de correos aún no está activado en tu condominio, así que los recordatorios no salieron. Escríbenos a soporte para activarlo.» En ese estado NINGÚN correo sale de verdad, aunque parezca que ya avisaste.
Con el envío activado, tu vecino recibe el correo «Tienes un pago vencido», con el saldo de su unidad y el botón «Ver mi pago», que lo lleva a su pantalla de Pagos para transferir y subir su comprobante.
El botón «Recordar a morosos» de tu panel dispara este mismo envío por correo.
Cómo avisar a morosos por WhatsApp
Aquí el mensaje sale desde TU WhatsApp: lo envías tú, unidad por unidad. La plataforma solo abre el chat con el texto ya escrito; nada se manda solo.
- Baja a la sección «Avisar a morosos por WhatsApp»: una tabla con «Unidad», «Saldo vencido» y la columna «Aviso» con un botón por cada vecino con teléfono capturado.
- Toca «WhatsApp a {nombre}» (o «Enviar WhatsApp»): se abre tu WhatsApp con el mensaje listo.
- Revisa el texto y envíalo tú desde tu chat.
- Vuelve a la pantalla: la fila queda marcada «Avisado» para que lleves la cuenta.
El mensaje ya escrito dice, en esencia: «Hola {nombre}, te saluda la administración de {condominio}. Tu unidad {unidad} tiene un saldo vencido de {monto}. Puedes ver tu estado de cuenta y subir tu comprobante aquí: … — Si ya realizaste tu pago, por favor ignora este mensaje. ¡Gracias!»
Tres cosas que debes saber:
- Es uno por uno, a propósito: no existe ningún botón para enviar a todos de un jalón.
- La marca «Avisado» es solo un apunte visual: si sales de la pantalla y vuelves, ya no aparece. Si son muchas unidades, lleva tu lista aparte.
- Sin teléfono no hay botón: verás «Sin teléfono» con la liga «Capturar en Personas» para capturarlo primero.
Cómo crear una cuota extraordinaria (derrama)
Para un gasto especial — una obra, una reparación mayor — que se cobra aparte de la cuota mensual.
- Ubica la tarjeta «Cuota extraordinaria».
- Escribe el «Concepto» (por ejemplo, «Impermeabilización de azoteas»).
- Captura el «Monto por unidad» y la «Fecha de vencimiento».
- Elige el «Alcance»: «Todas las unidades» o «Solo la unidad {X}».
- Pulsa «Crear cuota extraordinaria» y lee la confirmación: «Se crearon # cuotas extraordinarias.»
El cargo aparece de inmediato en el saldo de cada vecino alcanzado y en «Últimos cargos» con la etiqueta «Extraordinaria».
Cómo dar seguimiento a los últimos cargos (y reenviar un recibo)
La tabla «Últimos cargos» muestra los 30 cargos más recientes, ordenados por vencimiento, con «Unidad», «Concepto», «Monto», «Pagado», «Vence», «Estado» y «Recibo».
- Revisa el «Estado» de cada cargo: «Por pagar», «Pendiente de validar», «Pagado», «Rechazado» o «Cancelada».
- Toca «Descargar» para bajar el PDF del recibo de esa cuota: trae folio y código QR de verificación.
- Toca «Reenviar» para mandarlo por correo; confirma en el recuadro «Reenviar recibo por correo» («Enviaremos el recibo de esta cuota en PDF al correo del residente de la unidad.») con «Reenviar» o «Cancelar».
- Lee la confirmación «Recibo enviado.»: con el envío de correos activado, a tu vecino le llega «Tu recibo de cuota» con el PDF adjunto y la instrucción de subir su comprobante cuando pague.
Ojo con el nombre: aunque la columna se llame «Recibo», este PDF es el documento del cargo con los datos para pagarlo — el mismo que tu vecino descarga como «Ficha de cobro» en su pantalla de Pagos. NO comprueba ningún pago: el comprobante de un pago ya validado es el «Recibo N.º {folio}», que nace cuando apruebas el comprobante en «Pagos por validar». Por eso, si alguien escanea su código QR, la página de verificación lo muestra como «Ficha de cobro».
Este reenvío también depende del envío de correos: en modo de prueba verás «Listo (modo prueba: el envío de correos aún no está activado).» y el correo NO salió. Y si la unidad no tiene vecinos con correo, verás «Esta unidad no tiene residentes con correo.»
¿Ves arriba el botón «# comprobantes por validar»? Son pagos reportados esperándote: te lleva directo a «Pagos por validar» (ese flujo tiene su propio capítulo). Y si la tabla dice «Todavía no hay cargos», genera primero las cuotas del mes.
¿Te atoraste?
- «Primero define la cuota de mantenimiento en Configuración.» Sin cuota configurada no se puede generar nada. Pulsa «Editar configuración», captura la «Cuota de mantenimiento (MXN)» y regresa. Lo mismo si la tarjeta dice «Aún no configuras las reglas de cuotas de tu condominio.»
- Generé las cuotas dos veces. No pasa nada: se omiten las unidades que ya tienen su cuota del mes. Si nadie faltaba, verás «Ese periodo ya estaba completo.»
- Generé un mes que ya venció. El aviso «Estas cuotas nacerán vencidas…» advierte, pero no bloquea: esas cuotas nacieron vencidas de inmediato. Antes de pulsar, revisa siempre el «Mes a generar»; si estás empezando, genera el mes en curso o el siguiente.
- Los recordatorios «no llegan». Primero revisa si apareció el aviso de modo de prueba: si el envío de correos no está activado, no salió nada — escríbele a soporte para activarlo. Segundo, las unidades sin residentes con correo se omiten (la pantalla te dice cuántas): a esas avísales por WhatsApp.
- A una unidad no le aparece el botón de WhatsApp. Le falta teléfono: usa la liga «Capturar en Personas», captura su número y regresa a «Cuotas».
- Ya no sé a quién le mandé WhatsApp. La marca «Avisado» se borra al salir de la pantalla. Apunta aparte a quién ya escribiste, o revisa tus propios chats: los mensajes salieron de tu WhatsApp.
- «Esta unidad no tiene residentes con correo.» al reenviar un recibo. Esa unidad no tiene un vecino con cuenta y correo. Invítalo desde «Personas» capturando su correo y vuelve a intentar; mientras tanto, usa «Descargar» y compárteselo tú.
- Esperaba que los recordatorios salieran solos cada mes. No existe ningún envío automático: cada generación de cuotas, recargo o recordatorio sale cuando tú pulsas su botón.
¿Más dudas? En «Ayuda y soporte» están las preguntas frecuentes y el contacto de soporte.