Aquí llevas la otra mitad del dinero: lo que sale y lo que hay. Al terminar este capítulo sabrás registrar cada egreso con su factura, corregirlo o eliminarlo con cuidado, declarar cuánto hay de verdad en el fondo, el banco y el efectivo, y revisar el reporte de Transparencia tal como lo ven todos tus vecinos. Recuerda el pilar de la plataforma: el dinero nunca pasa por ella — aquí solo se guarda el orden y la evidencia.
Cómo registrar un egreso con su factura
Todo se captura en «Gastos», en la tarjeta «Registrar egreso». La propia tarjeta te lo recuerda: «Cada gasto registrado se refleja en el reporte de transparencia.»
- Entra a «Gastos» y ve a la tarjeta «Registrar egreso».
- Escribe el «Concepto» — ej. «Poda de jardines» — y elige la «Categoría»: Mantenimiento, Servicios, Nómina, Fondo de reserva u Otros.
- Captura el «Monto» y la «Fecha».
- Adjunta el «Comprobante (opcional)» — «Foto o PDF de la factura o nota, hasta 10 MB. Los vecinos pueden verlo desde Transparencia.» — y agrega «Notas (opcional)» si quieres dejar más detalle.
- Pulsa «Registrar egreso» (verás «Registrando…» mientras corre). La confirmación es «Egreso registrado.»
Ojo con la categoría «Fondo de reserva»: esos gastos salen del fondo y se descuentan de su saldo. Úsala solo cuando el dinero de verdad salió de ahí.
Cómo encontrar los gastos de un mes o una categoría
La tabla «Gastos del periodo» abre siempre en el mes en curso — los gastos viejos no se perdieron, solo están en otro mes.
- Cambia el filtro «Mes» para ver otros meses.
- Cambia el filtro «Categoría» si buscas un tipo de gasto («Todas» las junta).
- Revisa el subtítulo «Total del periodo: {total}»: es la suma de lo que estás viendo con esos filtros puestos.
- Toca «Ver» en cualquier fila para abrir su comprobante; si la fila muestra «—», ese gasto se registró sin comprobante.
Si el filtro no arroja nada, verás «Sin gastos en este periodo» con la pista «Registra un gasto o cambia los filtros para ver otros meses.»
Cómo corregir un gasto ya registrado
Un dato mal capturado no se destruye: se corrige.
- Busca el gasto en la tabla y pulsa «Editar».
- Corrige lo necesario en el diálogo «Editar gasto»: «Corrige el concepto, la categoría, el monto o la fecha. El reporte de transparencia se actualiza al guardar.»
- Sube otro archivo en «Reemplazar comprobante (opcional)» si la factura adjunta era la equivocada.
- Pulsa «Guardar cambios» (verás «Guardando…» mientras corre). Tus vecinos verán la versión corregida en su Transparencia.
Cómo eliminar un gasto (piénsalo dos veces)
Eliminar es definitivo: borra el gasto Y su comprobante, y los dos desaparecen del reporte de transparencia. Si el gasto es real y solo tiene un dato mal, mejor usa «Editar».
- Abre primero la factura con «Ver» y guárdala si quieres conservarla: al eliminar, el comprobante se borra con todo.
- Pulsa «Eliminar» en la fila del gasto.
- Lee el diálogo «¿Eliminar gasto?»: te muestra el concepto exacto que vas a borrar y te advierte «El gasto y su comprobante desaparecen del reporte de transparencia. No se puede deshacer.»
- Pulsa «Sí, eliminar» solo si estás seguro (verás «Eliminando…» mientras corre).
Cómo declarar el saldo real (fondo, banco y efectivo)
En «Saldos» viven tres bolsas, cada una con su «Saldo actual». La pantalla te lo explica de entrada: «El sistema calcula lo que debería haber con lo que se ha cobrado y gastado. Si tu banco dice otra cosa, declara la cifra real: se guarda la diferencia con tu motivo, y nadie puede borrarla después.»
- «Fondo de reserva» — «Se calcula solo: saldo base + la parte de fondo que los vecinos ya pagaron − los gastos del fondo.» Su tarjeta muestra «Calculado por el sistema» y los «Ajustes acumulados».
- «Banco» — «La plataforma no ve tu cuenta bancaria. Esta cifra es la que tú declares.»
- «Efectivo» — «Lo que se maneja en mano o en caja chica. También se declara.»
- Entra a «Saldos» y pulsa «Declarar saldo real» en la tarjeta que vas a actualizar.
- Escribe en «¿Cuánto hay realmente?» la cifra tal cual: «La cifra que ves en tu estado de cuenta, hoy.»
- Escribe el «Motivo del ajuste» — obligatorio; el siguiente apartado te dice cómo redactarlo bien.
- Revisa la vista previa antes de firmar: «Se guardará un ajuste de {monto}.» — o, si tu cifra coincide con la del sistema, «No hay diferencia: si guardas, se registra el ajuste en cero como constancia.»
- Pulsa «Guardar declaración» (verás «Guardando…» mientras corre). La confirmación es «Saldo declarado y ajuste registrado.»
Desde entonces la tarjeta muestra «Última declaración: {fecha}» y «Motivo: {motivo}»; una bolsa que nadie ha tocado dice «Nunca se ha declarado».
Cómo escribir el «Motivo del ajuste» (lo van a leer tus vecinos)
El campo mismo te lo advierte: «Obligatorio. Lo verán los vecinos en Transparencia, así que escríbelo claro.» Aparece en su portal junto a los saldos, en «Correcciones registradas» — y no lo vas a poder editar después.
- Explica qué pasó y por qué, en una frase que cualquiera entienda — ej. «Depósito de agosto que no se había registrado».
- Evita claves y abreviaturas que solo tú entiendes: a tu vecino no le dicen nada.
- Escríbelo pensando en el vecino más desconfiado: un motivo claro construye confianza; uno vago siembra dudas en toda la comunidad.
- Revisa la redacción antes de pulsar «Guardar declaración»: el historial no se edita ni se borra.
Cómo consultar el historial de ajustes
Cada declaración deja huella firmada. El propio historial fija la regla: «No se puede editar ni borrar: un error se corrige con otro ajuste.»
- Baja al «Historial de ajustes» en la misma pantalla de «Saldos».
- Lee cada renglón con sus columnas: «Fecha», «Saldo» (en qué bolsa fue), «El sistema tenía», «Se declaró», «Ajuste», «Motivo» y «Quién».
- Corrige un ajuste equivocado declarando otra vez el saldo correcto: la nueva declaración compensa a la anterior, y las dos quedan a la vista.
Si todavía no hay movimientos, verás «Todavía no hay ajustes registrados.»
Cómo revisar el reporte de transparencia (lo que ven tus vecinos)
«Transparencia» es el resultado de todo lo anterior, y no es privado: bajo el título vive la leyenda «Este reporte es visible para todos los residentes.» Tus vecinos lo abren desde su portal en «Más» → «Transparencia». Revísalo con sus ojos.
- Revisa el «Resumen de {mes}»: «Ingresos del mes», «Egresos del mes» y «Balance del mes», cada uno con una pastilla de flecha y porcentaje que compara contra el mes anterior cuando hay datos previos.
- Mira «Ingresos vs. egresos»: la barra compara los dos y da el veredicto — «Entró más de lo que salió.», «Salió más de lo que entró.» o «Ingresos y egresos, a la par.»
- Checa el «Fondo de reserva»: el «Saldo apartado» (ya trae incluidos tus ajustes de Saldos — es la misma cifra en todas las pantallas), cuántos meses de gasto cubre y la leyenda «Aparta {monto} de cada cuota para imprevistos.»
- Repasa «Egresos por categoría» y la tabla «Últimos egresos»: fecha, concepto, categoría y monto de los 15 más recientes.
- Usa «Ir a Gastos» (en la tarjeta «Gestión de gastos») si algo falta o debe corregirse: aquí no se capturan gastos, solo se revisa el resultado.
Un mes sin capturas se ve vacío: «Sin egresos registrados este mes.» — y si nunca has registrado nada, «Aún no hay egresos» con la invitación «Registra el primer gasto para empezar a construir el reporte de transparencia.» El reporte se llena solo con lo que tú captures.
¿Te atoraste?
- No encuentro los gastos del mes pasado. La tabla abre en el mes en curso: cambia el filtro «Mes».
- «El archivo pasa de 10 MB. Reduce el tamaño y vuelve a intentar.» Las fotos de celular en máxima calidad se pasan fácil: tómala en calidad normal o achícala antes de subirla.
- «Solo se aceptan fotos o PDF.» Nada de Word ni Excel: convierte la factura a PDF o súbela como foto.
- Eliminé un gasto y quiero recuperarlo. No se puede: se borró también su comprobante y ambos salieron del reporte. Si conservas la factura, captúralo de nuevo con «Registrar egreso».
- ¿Mis vecinos ven las facturas que subo? Sí: cada comprobante adjunto se abre desde su Transparencia. Súbelas sabiendo que son públicas para tu comunidad.
- El saldo de «Banco» no se parece a mi cuenta. La plataforma no ve tu banco: «Banco» y «Efectivo» son cifras que tú declaras. Pulsa «Declarar saldo real» y captura lo que dice tu estado de cuenta hoy.
- Me equivoqué en un ajuste de Saldos. No se edita ni se borra: declara otra vez el saldo correcto y la nueva declaración compensa a la anterior. Las dos quedan a la vista en el «Historial de ajustes», así que explica el porqué en el nuevo motivo.
- El «Balance del mes» no coincide con lo que hay en el banco. Es normal: el balance es lo que entró menos lo que salió ESTE mes, no el dinero acumulado. El acumulado se declara y se consulta en «Saldos».
- Quiero registrar un gasto desde Transparencia. Ahí no se captura: pulsa «Ir a Gastos».
- No aparece la pastilla del porcentaje en el resumen. Es tu primer mes con datos: no hay mes previo con qué comparar. Aparecerá el mes que entra.
- Mis vecinos dicen que su Transparencia está vacía. El reporte se construye con lo que tú capturas: registra tus gastos, declara tus saldos y configura tu cuota, y se llenará solo.
- «No tienes permiso para hacer esto.» Tu perfil de acceso no incluye el módulo: Gastos y Transparencia usan el módulo «Transparencia», y Saldos el módulo «Saldos» — van por separado. Pídele al administrador de acceso total que lo revise en «Perfiles de acceso» y en «Personas».