Accesos, alertas y permisos de tu equipo

En este capítulo tomas el control de la operación diaria: atiendes en vivo las visitas, paquetes y servicios que avisan tus vecinos, revisas la bitácora que solo tú puedes ver, respondes las alertas de emergencia, y limitas qué partes del panel ve cada ayudante de tu equipo. Al final, dejas al día tus propios datos de administrador.

Cómo atender el tablero de accesos

En tu menú, dentro de «Comunidad», toca «Accesos». Ojo: la pantalla se titula «Caseta de accesos» — es la misma cosa, no te confundas. Es un tablero en vivo (fíjate en la insignia «En vivo» con su punto verde): en cuanto un vecino avisa algo, la tarjeta aparece sola, sin que recargues nada. Y es el mismo tablero que atiende el vigilante desde su portal de caseta: lo que muevas tú, él lo ve al instante, y al revés.

Cada aviso es una tarjeta que avanza por cuatro columnas: «Pendientes», «Autorizados», «En puerta» y «Entregados».

Ubica la tarjeta nueva en «Pendientes»: ahí nace cada aviso de un vecino.
Pulsa «Autorizar» para dejarla pasar: la tarjeta se mueve a «Autorizados».
Pulsa «Marcar llegó» cuando la visita o el paquete llega a la puerta: pasa a «En puerta».
Pulsa «Marcar entregado» cuando el paquete ya está con el vecino o la visita ya pasó: la tarjeta termina en «Entregados», sin más botones.
Espera el «Guardando…» de cada botón antes de tocar otra cosa.

Muy importante: el flujo va en un solo sentido y no tiene deshacer. No hay botón para regresar una tarjeta a la columna anterior, así que fíjate bien antes de tocar, sobre todo en «Marcar entregado».

Si una tarjeta desaparece del tablero, no es un error: el vecino canceló su aviso (los avisos cancelados no tienen columna). Y si el tablero está vacío, verás «La caseta está tranquila»; una columna sin tarjetas dice «Sin solicitudes».

Cómo leer una tarjeta del tablero

Revisa el tipo de acceso: «Visita», «Paquete» o «Servicio».
Checa la unidad que lo espera (dice «Sin unidad» si no viene asignada).
Lee el nombre y el detalle que capturó el vecino — o «Sin nombre» si no puso nada.
Fíjate en la hora esperada: «Esperado {fecha y hora}», o «Sin hora prevista» si el vecino no la capturó.

Los campos vacíos son normales: para el vecino todos esos datos son opcionales. Con que sepas que viene un paquete a tal casa, ya puedes operar.

Cómo consultar la bitácora de accesos

La «Bitácora de accesos» es tu auditoría: quién notificó cada acceso y quién autorizó cada cambio de estado, con fecha y unidad. La pantalla lo dice tal cual: «Quién notificó cada acceso y quién autorizó cada cambio de estado. Solo tú puedes verla.» Es de solo lectura: aquí no se mueve nada, solo se consulta. El vigilante de caseta atiende el tablero, pero la bitácora no la ve él: es exclusiva tuya.

Entra en tu menú a «Bitácora de accesos», justo debajo de «Accesos».
Recorre las columnas: «Fecha», «Unidad», «Tipo», «Origen», «Movimiento» y «Responsable».
Lee el «Origen» de cada acceso: «Vecino» (lo avisó un residente desde su portal) o «Caseta» (lo registró el vigilante en la puerta).
Interpreta el «Movimiento»: al nacer un acceso dice «Registrado como {estado}»; cada cambio dice «{estado anterior} → {estado nuevo}», con los estados «Pendiente», «Autorizado», «En puerta», «Entregado» y «Cancelado».

Si aún no hay nada, verás «Aún no hay movimientos». Un acceso sin casa dice «Sin unidad» y un responsable desconocido se muestra con un guion «—». En pantallas chicas la tabla se desplaza hacia los lados: desliza para ver todas las columnas.

Un dato útil para leerla: los accesos con origen «Caseta» entran directo como «En puerta» — el vigilante registra lo que ya llegó, no avisos a futuro. Esos son de los vecinos.

Cómo atender una alerta de emergencia

«Alertas vecinales» (en tu menú: «Alertas», dentro de «Operación») es «El botón de pánico de tus residentes, en vivo». Antes que nada, tenlo clarísimo: esa alerta no llama al 911 — la propia pantalla del vecino antepone «Esto no reemplaza al 911». Los únicos avisados son tú y la caseta, así que tu reacción es la respuesta.

No necesitas estar mirando la pantalla: cuando un vecino dispara su botón, la alerta aparece al instante, suena en todo el panel y arriba se enciende el banner «{n} alerta(s) activa(s)» — «Un residente activó el botón de pánico. Atiéndelo de inmediato.»

Toca «Ver alertas» en el banner: te lleva directo a la sección «Activas ahora».
Lee la tarjeta: la unidad, el tipo («Médica», «Seguridad», «Incendio» u «Otra»), «Disparada por {nombre}» y «Activada {hora}». Si el vecino no escribió nada, dice «El residente no dejó ninguna nota.»
Pulsa «Confirmar recepción» ANTES que nada: la alerta pasa a «En atención», queda «Confirmada por {nombre} · {hora}» y el vecino lee en su pantalla «El equipo ya vio tu alerta y está respondiendo.» Si te saltas este paso, él sigue creyendo que nadie lo atiende.
Atiende la emergencia: coordina con caseta, acude, llama a quien haga falta.
Cierra la alerta cuando termine, con uno de los dos botones del siguiente bloque.

Para cerrar tienes dos caminos, los dos irreversibles — el propio diálogo te advierte: «Esto cierra la alerta de emergencia y no se puede deshacer.»

Pulsa «Resolver» si la emergencia fue real y ya se atendió: confirma en el diálogo «¿Marcar esta alerta como resuelta?» («La alerta pasará al historial como atendida.»).
Pulsa «Marcar falsa alarma» si no hubo emergencia: confirma en «¿Marcar como falsa alarma?» («Se cerrará indicando que no hubo una emergencia real.»).
Revisa después el «Historial» («Alertas ya resueltas y falsas alarmas recientes.»): ahí queda el registro completo.

El camino completo de una alerta es: «Activa» → «En atención» → «Resuelta» o «Falsa alarma». Al cerrar la última alerta activa, el aviso rojo de tu menú se apaga y la casa del vecino puede volver a alertar cuando haga falta. Sin emergencias, la pantalla dice «Sin alertas activas» — «Cuando un residente active el botón de pánico aparecerá aquí al instante y sonará en todo el panel.»

Cómo crear un perfil de acceso para tu equipo

¿Tienes un asistente que lleva los comunicados o un tesorero que solo toca las finanzas? En «Perfiles de acceso» defines qué módulos del panel ve cada quien: «Define qué módulos del panel ve cada perfil (asistente, tesorero…) y asígnalo desde Personas.» Esta pantalla es exclusiva tuya como administrador con acceso total: a los administradores con perfil restringido no les aparece en el menú, y aunque tecleen la liga directa, la plataforma los regresa a su panel. Quien no tiene perfil asignado ve todo el panel.

Entra a «Perfiles de acceso» y pulsa «Crear perfil»: se abre «Nuevo perfil de acceso».
Escribe el «Nombre del perfil» — por ejemplo «Asistente» o «Tesorero» (de 2 a 60 caracteres, sin repetir nombres).
Marca las casillas de «Módulos permitidos», agrupadas igual que tu menú: «Operación» (Alertas), «Comunidad» (Unidades, Personas, Comunicados, Documentos, Reportes, Accesos, Encuestas) y «Finanzas» (Pagos por validar, Cuotas, Transparencia, Saldos, Configuración).
Elige al menos un módulo — si no, verás «Elige al menos un módulo para el perfil.»
Pulsa «Guardar perfil» y espera el «Guardando…».

Tres detalles del listado de casillas: el permiso «Accesos» da el tablero Y la bitácora juntos (no se pueden separar); la casilla «Transparencia» abre también «Gastos» (van juntos: los egresos se capturan allá); y nunca verás casillas de «Comité» ni de «Perfiles de acceso»: esas dos pantallas son solo para el acceso total. El panel, «Mi cuenta» y «Ayuda y soporte» siempre son visibles para cualquier administrador.

Y el aviso más importante de todo el capítulo: crear el perfil todavía no le quita ni le da nada a nadie. El perfil es solo la plantilla; falta asignarlo — y eso se hace en otra pantalla. Sigue leyendo.

Cómo asignar un perfil a una persona

Este es el tropiezo más común del módulo: buscar la asignación en «Perfiles de acceso». No está ahí. La propia pantalla lo avisa al pie: «Para asignar un perfil, ve a Personas → Administración y elige el perfil en la fila de cada administrador. Quien no tiene perfil conserva acceso total.»

Entra a «Personas» y ubica la sección «Administración».
Toca, en la fila de tu ayudante, el botón que muestra su acceso de hoy — dice «Acceso total» o el nombre de su perfil actual, con un iconito de llave —: se abre el diálogo «Perfil de acceso». La pista te lo resume: «Con un perfil, esta persona solo verá los módulos permitidos. Sin perfil, ve todo el panel.»
Elige su perfil en el selector «Perfil» — o «Acceso total» para devolverle todo el panel.
Pulsa «Guardar». Desde ese momento, su menú muestra solo los módulos permitidos.

También puedes dejar el perfil puesto desde antes: al invitar a un administrador nuevo (el formulario «Nueva invitación» con rol «Administrador» trae el campo «Perfil de acceso») y al promover a alguien con «Cambiar rol» (ahí eliges sus «Permisos del panel»).

La plataforma te cuida de dos errores graves: no puedes recortarte a ti mismo («No puedes restringir tu propio acceso: pídeselo a otro administrador con acceso total.») y el condominio nunca se queda sin dueño del panel («Siempre debe quedar al menos un administrador con acceso total.»).

Cómo editar o eliminar un perfil

Cada perfil de la lista muestra su resumen — «# módulos permitidos · # personas asignadas» (o «sin personas asignadas») — para que sepas de un vistazo si está en uso.

Pulsa «Editar» para abrir «Editar perfil»: cambia el nombre o las casillas y guarda con «Guardar perfil». El cambio aplica a todos los que tienen ese perfil asignado.
Pulsa «Eliminar» para deshacerte de un perfil que ya no usas: confirma en «¿Eliminar el perfil {nombre}?» con «Sí, eliminar perfil».
Reasigna primero si está en uso: un perfil con gente no se puede borrar — verás «Este perfil tiene personas o invitaciones asignadas. Reasígnalas antes de eliminarlo.»

Cómo actualizar tus datos personales

En «Mi cuenta» (siempre visible en tu menú, tengas el perfil que tengas) administras «tus datos personales y el acceso a tu cuenta».

Entra a «Mi cuenta» y ubica la sección «Tu perfil».
Edita «Tu nombre» (al menos 3 caracteres) y «Tu teléfono (WhatsApp)»: escríbelo a 10 dígitos, como 55 1234 5678, sin +52.
Pulsa «Guardar cambios» y espera el «Cambios guardados».

«Tu correo» aparece en solo lectura: es con el que entras a la plataforma y no se puede cambiar desde aquí. Si necesitas cambiarlo, escribe a soporte desde «Ayuda y soporte».

Cómo cambiar tu contraseña

Baja a la sección «Contraseña» («Cambia tu contraseña sin salir de tu cuenta.»).
Escribe tu «Nueva contraseña» — «Al menos 8 caracteres» — y repítela en «Confirma la nueva contraseña».
Pulsa «Cambiar contraseña» y espera el «Contraseña actualizada».

Si no coinciden las dos, verás «Las contraseñas no coinciden.»: revisa y vuelve a intentar.

Cómo descargar una copia de tus datos

Baja a «Descargar mis datos»: «Obtén una copia de toda tu información en un archivo. Incluye tu perfil, tus cuotas, tus pagos, tus recibos y tus reportes.»
Pulsa «Descargar mis datos» y espera el «Preparando…»: el archivo se descarga solo.

Es una copia de respaldo, no un documento para imprimir. Para dudas sobre tus datos personales y tus derechos, consulta la página «Tus datos y derechos ARCO», enlazada al pie de la plataforma.

Un detalle a propósito: en tu «Mi cuenta» de administrador no hay sección para cerrar la cuenta. Esa opción vive solo en el portal del vecino; y aun ahí, si eres el único administrador de un condominio con datos, la plataforma te pedirá asignar otro administrador antes.

¿Te atoraste?

Marqué «entregado» por error. No se puede deshacer: el tablero va en un solo sentido y no tiene botón de regreso. Tómalo con calma — el movimiento queda registrado en la bitácora — y avisa al vecino si hace falta aclarar algo.
Una tarjeta desapareció del tablero. El vecino canceló su aviso; no es una falla. El movimiento a «Cancelado» queda en la «Bitácora de accesos».
El menú dice «Accesos» pero la pantalla se llama «Caseta de accesos». Es la misma pantalla; el menú usa el nombre corto.
«No se pudo actualizar. Intenta de nuevo.» al mover una tarjeta. Vuelve a pulsar el botón; si sigue fallando, revisa tu internet e intenta una vez más.
La caseta atiende los accesos pero no ve la bitácora. Así es a propósito: la bitácora es exclusiva tuya. Un administrador con perfil que incluya «Accesos» sí la ve — ese permiso cubre tablero y bitácora juntos.
En la bitácora no distingo qué guardia hizo un movimiento. La caseta es una cuenta compartida: el responsable registrado es esa cuenta, no el guardia en turno.
La tabla de la bitácora se corta en el teléfono. Desliza hacia los lados: las columnas siguen ahí.
Cerré una alerta por accidente. «Resolver» y «Marcar falsa alarma» son irreversibles — el diálogo lo advierte antes. Si la emergencia sigue, pide al vecino que vuelva a disparar su botón: al cerrarse la alerta, su casa ya puede alertar de nuevo.
«La alerta ya no está disponible.» Alguien más ya la atendió o la cerró — la caseta u otro administrador con el módulo de Alertas.
El vecino dice que nadie le hizo caso, y sí lo estaban atendiendo. Faltó pulsar «Confirmar recepción»: es lo único que le avisa en su pantalla que ya viste su alerta. Hazlo siempre primero.
Creé el perfil pero mi ayudante sigue viendo todo el panel. Falta asignarlo: el perfil se crea en «Perfiles de acceso» pero se asigna en «Personas» → «Administración», con el diálogo «Perfil de acceso». Sin perfil asignado, conserva acceso total.
A mi ayudante le falta un botón o un módulo. Es cuestión de permisos, no un error: revisa qué módulos tiene su perfil y qué perfil tiene asignado en «Personas».
No puedo eliminar un perfil. Tiene personas o invitaciones asignadas: reasígnalas primero y vuelve a intentar.
Quiero limitar mi propio acceso. No puedes: «No puedes restringir tu propio acceso: pídeselo a otro administrador con acceso total.» Y siempre debe quedar al menos un administrador con acceso total.
No encuentro «Perfiles de acceso» en el menú. Solo lo ve el administrador con acceso total. Si tienes un perfil restringido, pídele el cambio a quien tenga el acceso completo.
Mi teléfono marca error en «Mi cuenta». Escríbelo a 10 dígitos de México, como 55 1234 5678 — sin +52 por delante.
Quiero cambiar mi correo. No se puede desde la plataforma. Escribe a soporte desde «Ayuda y soporte».
No encuentro dónde cerrar mi cuenta. En el panel de administración no existe esa opción; vive solo en el portal del vecino. Y si eres el único administrador de un condominio con datos, primero tendrás que asignar a otro administrador.

¿Más dudas? En «Ayuda y soporte» están las preguntas frecuentes y el contacto de soporte.