Unidades, personas e invitaciones

Qué vas a lograr: armar el padrón completo de tu condominio en «Unidades» — una por una, en lote o desde Excel —, invitar a tus vecinos, ayudantes y vigilancia desde «Personas», y manejar sus accesos día a día: teléfonos, roles, contraseñas y la cuenta compartida de la caseta.

Una idea clave antes de empezar: el nombre escrito en el padrón NO es una cuenta. En «Unidades» anotas quién vive en cada casa (aunque nunca use la app); para que esa persona entre al portal, tienes que invitarla desde «Personas». Son dos pasos distintos, y este capítulo cubre los dos.

Cómo agregar una unidad al padrón

Entra a «Unidades» y pulsa «Agregar unidad».
Escribe el «Nombre de la unidad» (ej. «Casa 21»).
Anota el «Residente (opcional)»: es el nombre del padrón, aunque esa persona aún no tenga acceso al portal.
Agrega una «Descripción (opcional)» si te sirve (ej. «Cochera doble, frente al parque»).
Pulsa «Crear unidad». Verás la confirmación «Listo, … ya es parte del padrón.»

En la tabla, cada unidad muestra su «Adeudo vencido» de un vistazo: el monto en rojo si debe, o la insignia «Al corriente». Si anotaste un nombre pero esa persona no tiene cuenta, verás la pista «Aún sin acceso al portal»; y si la casa no tiene a nadie, la tarjeta «Aún sin residente» / «Invítalo cuando quieras» te lleva directo a «Personas» para invitarlo.

Cómo generar tus casas en lote

¿Empiezas de cero? Con el padrón vacío la pantalla te lo pone fácil: dile cuántas casas tiene tu condominio y toca «Créame … casas». El mismo diálogo lo abres cuando quieras:

Pulsa «Generar en lote».
Escribe «¿Cuántas casas?» (o toca una de las «Cantidades sugeridas»).
Ajusta el «Nombre base» (viene «Casa») y «Empezar en el número» si tu numeración no arranca en 1.
Revisa la vista previa «Se crearán … » para confirmar que los nombres quedan como quieres.
Pulsa «Crear unidades». El resumen «¡Listo!» te dice cuántas se crearon y cuántas se omitieron.

Sin miedo a duplicar: las que ya existan se omiten. Después las renombras o les completas los datos cuando quieras con «Editar».

Cómo importar tu padrón desde Excel

Si ya tienes tu padrón en una hoja de Excel, súbelo completo de una vez:

Pulsa «Importar» y luego «Descargar plantilla»: es un Excel con las columnas «Nombre de la casa», «Nombre de la persona» y «Descripción», más una hoja de «Instrucciones».
Llena la plantilla con tu padrón y guárdala.
Sube tu archivo en «Archivo lleno (.xlsx o .csv)» y toca «Ver vista previa».
Revisa la pantalla «Revisa antes de importar»: ahí te avisa de duplicados y de filas que no se pudieron leer, antes de guardar nada.
Pulsa «Importar … casas» y confirma con el resumen «¡Listo!».

Usa siempre la plantilla que descargaste: llenar otro archivo con otro acomodo es la causa número uno de que la importación falle. Y si tu padrón es muy grande, divídelo: «El archivo trae más de 500 filas. Divídelo en partes.»

Cómo editar una unidad

Busca la unidad en la tabla y pulsa «Editar».
Cambia el nombre de la unidad y su residente: se guardan juntos.
Pulsa «Guardar cambios».

Ojo: si escribes un nombre que ya usa otra casa, verás «Ya existe una unidad con ese nombre en tu condominio.»

Cómo eliminar una unidad (y qué arrastra)

Eliminar una unidad es irreversible y borra todo lo que cuelga de ella. Por eso el diálogo te enseña primero el impacto.

Pulsa «Eliminar» en la fila de la unidad.
Espera el cálculo («Calculando qué se eliminará…»): el diálogo lista lo que se borraría — «Residentes vinculados», «Cuotas y cargos», «Pagos», «Reportes», «Avisos a caseta», «Alertas de emergencia», «Votos en encuestas» e «Invitaciones».
Lee la advertencia: «Esta acción es irreversible: no podrás recuperar estos registros.»
Confirma con «Sí, eliminar unidad» solo si estás seguro.

Si la unidad ya tiene historial, el borrado se bloquea a propósito: «No puedes eliminar una unidad con cargos, pagos, residentes o reportes. Cierra o mueve su historial primero.»

Cómo invitar a un vecino al portal

Las invitaciones viven en «Personas», sección «Invitaciones». Cada código liga a la persona con tu condominio, su unidad y su rol — y sirve UNA sola vez.

Entra a «Personas» y baja a la sección «Invitaciones».
Escribe en «Nueva invitación» su «Nombre (opcional)»: se precargará en su formulario de registro y podrá confirmarlo o corregirlo.
Elige su «Unidad» y su «Rol». Para invitar a un residente, la unidad es obligatoria.
Captura su «Correo (opcional)» y/o su «Teléfono (opcional)». Con correo, la invitación será nominativa: solo ese correo podrá usarla. Con teléfono, podrás mandarla por WhatsApp y la persona también podrá entrar con él.
Pulsa «Generar invitación».

Si invitas a un administrador o a un vigilante, indica correo o teléfono: al menos uno. Y al invitar a un administrador eliges además su «Perfil de acceso» («Acceso total» o un perfil limitado).

Cómo compartir (o recuperar) el código de invitación

Al generar la invitación aparece la caja verde «Invitación creada» con el código completo y la advertencia «Cópialo o compártelo ahora: es la única vez que se muestra completo.» La caja se oculta sola después de unos 20 segundos — pero abajo te decimos cómo recuperar el código sin generar otro.

Toca «Compartir por WhatsApp» para el camino ideal: se abre TU WhatsApp con el mensaje listo (el código y la liga de registro con el código ya precargado). El envío lo das tú, desde tu teléfono; si capturaste su teléfono, se abre el chat directo con esa persona.
Usa «Copiar código» (cambia a «Copiado») si prefieres pegarlo en otro lado o dictarlo.
Cuenta con el correo solo si capturaste el correo de la persona Y el envío de correos está activado en tu condominio: le llega «Te invitaron a tu portal del condominio» con el botón «Crear mi cuenta». Dile que revise su correo no deseado si no lo ve.
Recupera el código si se te cerró la caja verde: mientras la invitación siga «Disponible», en la tabla está «Copiar código completo».

Los estados de la tabla: «Disponible» (aún puede usarse), «Usada» (ya se registraron con ella) y «Vencida / revocada». Comparte la liga siempre que puedas: el código tecleado a mano falla fácil porque es largo.

Cómo revocar una invitación

¿Mandaste el código a la persona equivocada o quieres cancelarlo?

Busca la invitación en la tabla y pulsa «Revocar».
Lee el aviso: «El código dejará de funcionar y quien lo tenga ya no podrá usarlo para registrarse.»
Confirma con «Sí, revocar».

Esta acción no se puede deshacer: si la persona aún no se ha registrado, tendrás que generar una invitación nueva.

Cómo capturar el teléfono de contacto de un vecino

Cada persona puede tener DOS teléfonos, y conviene no confundirlos:

El teléfono con la etiqueta «acceso» es con el que la persona entra al portal. No se puede editar desde aquí.
El teléfono de contacto es el de WhatsApp: el que usan los botones de cobranza y de recibos. Ese sí lo editas tú, con el lápiz.

Busca a la persona en la tabla «Vecinos».
Toca el ícono de lápiz junto a su teléfono.
Escribe el número a 10 dígitos (ej. «55 1234 5678»).
Guarda con Enter o la palomita; cancela con Esc o la X.

Si no hay número capturado verás «Sin teléfono» — y sin teléfono no aparecen los botones de WhatsApp en cobranza: vale la pena capturarlos todos desde el principio.

Cómo cambiar el rol de una persona

Esta acción es exclusiva del administrador de acceso total.

Busca a la persona y elige «Cambiar rol».
Elige el nuevo rol: «Residente», «Vigilante» o «Administrador».
Elige sus «Permisos del panel» si lo promueves a administrador: «Acceso total» o un perfil limitado.
Marca «Conservar su acceso de vecino» si también vive en el condominio: tendrá dos vistas — el panel de administración y su casa — y podrá alternar entre ellas.
Pulsa «Guardar».

La plataforma te protege de quedarte sin timón: «No puedes dejar el condominio sin administrador. Asigna otro administrador antes de cambiar o quitar a este.»

Cómo quitar a una persona

Busca a la persona y elige «Quitar».
Lee el aviso «¿Quitar a …?»: «Perderá el acceso al portal de este condominio.»
Confirma con «Sí, quitar».

Tranquilo: «Su historial de pagos se conserva; solo pierde el acceso. Puedes volver a invitarlo cuando quieras.» — eso sí, con una invitación nueva.

Cómo darle a un administrador su vista de vecino

Si alguien de tu administración también vive en el condominio, dale su doble sombrero:

Busca su tarjeta en la sección «Administración» y elige «También es residente».
Elige la «Unidad donde vive» en el diálogo «También vive aquí».
Pulsa «Guardar». Tendrá su propio estado de cuenta como vecino y podrá alternar entre el panel y su casa.

Cómo crear el acceso de caseta

La caseta es una cuenta compartida en la puerta: una sola cuenta que usan los vigilantes en turno. No se invita con código; la creas tú directo.

Entra a «Personas» y pulsa «Crear acceso de caseta».
Escribe un «Nombre (opcional)» (ej. «Caseta principal»).
Captura el «Correo de acceso (opcional si das teléfono)» o el «Teléfono de acceso (opcional si das correo)»: al menos uno, será su usuario para entrar.
Crea su «Contraseña» («Al menos 8 caracteres»).
Pulsa «Crear acceso» y comparte los datos con tu equipo de vigilancia.

Cuando cambie el turno o alguien deje el equipo, cámbiale la contraseña con «Restablecer» (siguiente sección).

Cómo restablecer una contraseña

Este botón resuelve dos casos: la rotación de turno de la caseta y los vecinos que entran solo con teléfono — ellos no pueden recuperar su contraseña por su cuenta, porque el enlace de recuperación llega por correo.

Busca a la persona (o a la caseta) en «Personas» y pulsa «Contraseña».
Lee el aviso del diálogo «Restablecer contraseña»: «Pon una contraseña nueva para … La anterior dejará de funcionar.»
Escribe la «Nueva contraseña».
Pulsa «Restablecer» y compártesela a la persona por un medio seguro.

¿Te atoraste?

Invité a alguien y «no le llegó nada». El correo solo sale si capturaste su correo en la invitación Y el envío de correos está activado en tu condominio (en modo de prueba no sale nada de verdad; la pantalla te lo indica). Sobre seguro: compárteselo tú con «Compartir por WhatsApp» o con «Copiar código completo», y dile que revise su correo no deseado.
Se cerró la caja verde y no copié el código. Mientras la invitación siga «Disponible», recupéralo en la tabla con «Copiar código completo». No generes códigos de más.
«Para invitar a un residente, elige su unidad.» Los residentes siempre se invitan con unidad. Si la casa todavía no existe, créala primero en «Unidades».
A tu vecino le sale «Ese código de invitación ya fue utilizado…». Cada código sirve UNA sola vez: si en la misma casa van a entrar dos personas, genera una invitación para cada una.
Toqué «Compartir por WhatsApp» y «no se envió». El botón solo deja el mensaje listo en TU WhatsApp: el enviar lo das tú, en tu teléfono. Nada sale solo.
La persona aparece en el padrón pero no puede entrar. El nombre del padrón no es una cuenta (fíjate en la pista «Aún sin acceso al portal»): invítala desde «Personas».
No puedo editar el teléfono con la etiqueta «acceso». Así es a propósito: ese es el número con el que la persona entra. El lápiz edita el otro, el teléfono de contacto.
«Ese correo ya tiene una cuenta. Usa otro.» (o «Ese teléfono ya tiene una cuenta. Usa otro.»). Te sale al crear el acceso de caseta: ese dato ya es el usuario con el que alguien entra al portal. Dale a la caseta su propio correo o teléfono, uno que no use nadie más.
No me aparecen «Cambiar rol», «Quitar», «Crear acceso de caseta» o las invitaciones de vigilantes y administradores. Es cuestión de permisos, no una falla: esas acciones son exclusivas del administrador de acceso total.
La importación marca filas ilegibles o falla. Usa la plantilla que descargaste con «Descargar plantilla», sin cambiarle las columnas. Y si trae más de 500 filas, divídela en partes.
No puedo eliminar una unidad. Tiene historial: «No puedes eliminar una unidad con cargos, pagos, residentes o reportes. Cierra o mueve su historial primero.»
Generé el lote y la numeración no quedó como quería. Ajusta «Empezar en el número» antes de crear: la vista previa «Se crearán …» te enseña exactamente qué nombres van a nacer.
Un vecino que entra con teléfono olvidó su contraseña. Él no puede recuperarla por su cuenta: restablécesela tú con el botón «Contraseña» de su fila.

¿Más dudas? En «Ayuda y soporte» están las preguntas frecuentes y el contacto de soporte.