Validar los pagos

Aquí cierras el ciclo de la cobranza: cada comprobante que sube un vecino cae en «Pagos por validar» para que tú lo apruebes o lo rechaces. Al terminar este capítulo sabrás revisar la cola completa, leer las señales de cada tarjeta, registrar pagos en efectivo, corregir una aprobación equivocada y entregar recibos con folio.

Recuerda el pilar de la plataforma: el dinero nunca pasa por ella — va directo a la cuenta del condominio. Aquí tú confirmas contra tu banco y guardas la evidencia.

Cómo revisar un comprobante de la cola

Cada pago reportado aparece como una tarjeta en «Comprobantes por validar», con la unidad, el monto, «Reportó {nombre}», «Pagado el {fecha}», el método («Transferencia», «Efectivo» u «Otro método») y la referencia («Sin referencia» si tu vecino no puso una).

1. Entra a «Pagos por validar»: lo encuentras en el menú de tu panel, en la sección «Finanzas». Si hay pendientes, el encabezado te lo marca con «# por validar»; desde tu panel, el botón «Revisar pagos» también te trae directo.
2. Toca «Ver comprobante» para abrir la foto o el PDF que subió tu vecino.
3. Coteja contra tu banco: que el depósito exista y que el monto y la fecha coincidan con lo reportado.
4. Decide: «Aprobar» si todo cuadra, «Rechazar» si algo no. Los siguientes apartados te llevan de la mano en cada caso.

Si la cola está vacía verás «Todo validado»: «No hay comprobantes pendientes. Cuando un residente reporte un pago, aparecerá aquí.»

Cómo leer las señales de cada tarjeta

La plataforma te adelanta el diagnóstico con señales automáticas. Ayudan a decidir rápido, pero no deciden por ti.

1. Busca la etiqueta verde «En tiempo y forma»: la cantidad reportada cubre el saldo exigible y el pago llegó dentro del plazo.
2. Fíjate si dice «Pagó # días tarde»: el pago llegó después de la fecha de vencimiento.
3. Fíjate si dice «No cubre el saldo exigible ($X)»: la cantidad reportada es menor que lo que la unidad debe. Es un pago parcial — más abajo te digo cómo manejarlo.
4. Trátalas como lo que son: ayudas, NO aprobaciones. Las señales se calculan con la cantidad que tu vecino escribió; si la transferencia llegó de verdad al banco, eso solo lo verificas tú.

Cómo aprobar un pago y entregar el recibo

1. Escribe, si quieres, un «Comentario (opcional)» — ej. «cubrió la cuota completa antes del vencimiento». Queda como nota en el registro.
2. Pulsa «Aprobar» (verás «Aprobando…» mientras corre).
3. Confirma el sello «¡Pago conciliado!» con la leyenda «Su recibo ya aparece abajo en Validados recientemente.»: en ese momento nace el recibo con folio y QR.
4. Aprovecha AHÍ MISMO el botón «Enviar recibo por WhatsApp»: abre TU WhatsApp con el mensaje listo — el folio y la liga para verificarlo — y tú lo envías. Ese botón solo vive en ese sello: si sales de la pantalla, desaparece.
5. Recuerda el correo: solo si el envío de correos está activado en tu condominio, tu vecino recibe además «¡Tu pago quedó conciliado!». El recibo no viaja adjunto: él lo descarga en su portal, en Pagos, como «Recibo N.º {folio}».

¿Se te pasó el WhatsApp? No se perdió nada: el PDF queda en «Validados recientemente», en la liga «N.º {folio}», y tu vecino lo tiene siempre en su portal.

Cómo rechazar un comprobante

1. Escribe el «Motivo del rechazo» — mínimo 5 caracteres; ej. «el monto no coincide con la cuota».
2. Redáctalo pensando en tu vecino: verá ese texto tal cual en su portal, junto al botón «Reportar de nuevo».
3. Pulsa «Rechazar».
4. Avísale si urge: dentro de su portal verá la etiqueta «Rechazado» con tu motivo, y el correo «Tu comprobante necesita una corrección» solo le llega si el envío de correos está activado. Fuera de eso, no hay avisos automáticos en su teléfono.

El comprobante pasa a la tabla «Rechazados», donde ves los últimos 3 con su «Motivo».

Cómo registrar un pago en efectivo

Cuando un vecino te paga en mano no hay comprobante que subir: lo registras tú y queda conciliado de inmediato, con su recibo.

1. Ve a la tarjeta «Registrar pago en efectivo».
2. Elige la «Unidad» en «Elige una unidad».
3. Captura el «Monto recibido» y la «Fecha de pago» (no puede ser una fecha futura).
4. Agrega la «Referencia (opcional)» si llevas tu propio control — ej. «Recibo manual 042».
5. Pulsa «Registrar y conciliar». Verás «Pago en efectivo registrado y conciliado.» y el recibo con folio nace al instante, sin pasar por la cola. Descárgalo cuando quieras en «Validados recientemente», en la liga «N.º {folio}» (aquí no aparece el sello ni el botón de WhatsApp: esos son solo de la cola).

Cómo revertir un pago aprobado por error

1. Busca el pago en «Validados recientemente»: la tabla de los últimos 5 aprobados, con su «Folio», «Monto» y «Fecha».
2. Pulsa «Revertir» en la columna «Acciones».
3. Escribe el «Motivo de la reversa» — ej. «lo aprobé por error».
4. Pulsa «Confirmar reversa». Verás «Pago revertido; el saldo de la unidad fue restaurado.»: el adeudo regresa a la cuenta de la unidad.
5. No te alarmes por lo que sigue: el pago aparece en la tabla «Rechazados» con la etiqueta «Revertido». Es normal — reversas y rechazos terminan en la misma lista, y la etiqueta los distingue.

Solo los pagos aprobados se pueden revertir; para descargar el recibo antes de decidir, usa la liga «N.º {folio}» de la misma tabla.

Cómo manejar un pago parcial

A veces tu vecino paga menos que su saldo (la cantidad la escribe él al reportar). La tarjeta te lo canta con «No cubre el saldo exigible ($X)». La decisión es tuya; la plataforma solo refleja lo que apruebes.

1. Confirma en tu banco cuánto llegó de verdad.
2. Aprueba con «Aprobar» si aceptas el abono: el dinero se aplica primero a los cargos más viejos de la unidad.
3. Revisa que el resto sigue como adeudo: tu vecino lo ve en su portal en «Tu saldo actual», y la unidad sigue apareciendo con saldo pendiente en tu cobranza.
4. Entrega el recibo igual que siempre: nace con folio por la cantidad pagada, y el sello te ofrece «Enviar recibo por WhatsApp» en ese momento.
5. Rechaza con «Rechazar» y su motivo si el abono no procede — por ejemplo, si el depósito no aparece en el banco o el acuerdo era otro.

¿Te atoraste?

• «Este comprobante ya fue revisado. Recarga la página para ver la lista al día.» Otra persona de tu administración ya lo validó o rechazó. Recarga la página y sigue con los que queden.
• «Escribe un motivo de al menos 5 caracteres.» El rechazo no pasa sin motivo: escribe uno claro — tu vecino lo va a leer tal cual.
• Ya no veo «Enviar recibo por WhatsApp». Ese botón solo existe en el sello «¡Pago conciliado!», justo después de aprobar. Si saliste de la pantalla, el PDF sigue disponible en la liga «N.º {folio}» de «Validados recientemente» y tu vecino lo descarga en su portal, en Pagos.
• Un pago aparece en «Rechazados» y yo no lo rechacé. Mira la etiqueta: si dice «Revertido», fue una reversa tuya o de tu equipo, no un rechazo. El motivo de la reversa queda en la columna «Motivo».
• «Este pago ya no se puede revertir (no está aprobado).» Solo los pagos aprobados aceptan reversa. Si ya lo revertiste una vez, no hay nada más que deshacer.
• «La fecha del pago no puede ser posterior a hoy.» En el pago en efectivo, captura la fecha en que recibiste el dinero, nunca una futura.
• La señal «En tiempo y forma», ¿ya lo valida? No: es una ayuda. La única verificación que cuenta es la tuya contra el banco.
• Mi vecino dice que no se enteró del rechazo. Los avisos viven dentro de su portal, y el correo solo sale si el envío está activado en tu condominio. No hay avisos automáticos en el teléfono: si urge, mándale tú un WhatsApp.
• No veo la sección de pagos o me dice «No tienes permiso para realizar esta acción.» Tu perfil de acceso no incluye el módulo de Pagos: pídele al administrador de acceso total que lo revise en «Perfiles de acceso» y en «Personas».