Validar los pagos

Aquí cierras el ciclo de la cobranza: cada comprobante que sube un vecino cae en «Pagos por validar» para que tú lo apruebes o lo rechaces. Al terminar este capítulo sabrás revisar la cola completa, leer las señales de cada tarjeta, registrar pagos que recibiste fuera de la app —en efectivo, por transferencia o con tarjeta— (al adeudo más antiguo, o a los meses que tú marques), condonar un recargo —aunque no cobres nada—, corregir una aprobación equivocada y entregar recibos con folio.

Recuerda el pilar de la plataforma: el dinero nunca pasa por ella — va directo a la cuenta del condominio. Aquí tú confirmas contra tu banco y guardas la evidencia.

Cómo revisar un comprobante de la cola

Cada pago reportado aparece como una tarjeta en «Comprobantes por validar», con la unidad, el monto, «Reportó {nombre}», «Pagado el {fecha}», el método («Transferencia», «Efectivo», «Tarjeta» u «Otro método») y la referencia («Sin referencia» si tu vecino no puso una).

Entra a «Pagos por validar»: lo encuentras en el menú de tu panel, en la sección «Finanzas». Si hay pendientes, el encabezado te lo marca con «# por validar»; desde tu panel, el botón «Revisar pagos» también te trae directo.
Toca «Ver comprobante» para abrir la foto o el PDF que subió tu vecino.
Coteja contra tu banco: que el depósito exista y que el monto y la fecha coincidan con lo reportado.
Decide: «Aprobar» si todo cuadra, «Rechazar» si algo no. Los siguientes apartados te llevan de la mano en cada caso.

Si la cola está vacía verás «Todo validado»: «No hay comprobantes pendientes. Cuando un residente reporte un pago, aparecerá aquí.»

Cómo leer las señales de cada tarjeta

La plataforma te adelanta el diagnóstico con señales automáticas. Ayudan a decidir rápido, pero no deciden por ti.

Busca la etiqueta verde «En tiempo y forma»: la cantidad reportada cubre el saldo exigible y el pago llegó dentro del plazo.
Fíjate si dice «Pagó # días tarde»: el pago llegó después de la fecha de vencimiento.
Fíjate si dice «No cubre el saldo exigible ($X)»: la cantidad reportada es menor que lo que la unidad debe. Es un pago parcial — más abajo te digo cómo manejarlo.
Trátalas como lo que son: ayudas, NO aprobaciones. Las señales se calculan con la cantidad que tu vecino escribió; si la transferencia llegó de verdad al banco, eso solo lo verificas tú.

Cómo aprobar un pago y entregar el recibo

Escribe, si quieres, un «Comentario (opcional)» — ej. «cubrió la cuota completa antes del vencimiento». Queda como nota en el registro.
Pulsa «Aprobar» (verás «Aprobando…» mientras corre).
Confirma el sello «¡Pago conciliado!» con la leyenda «Su recibo ya aparece abajo en Validados recientemente.»: en ese momento nace el recibo con folio y QR.
Aprovecha AHÍ MISMO el botón «Enviar recibo por WhatsApp»: abre TU WhatsApp con el mensaje listo — el folio y la liga para verificarlo — y tú lo envías. Ese botón solo vive en ese sello: si sales de la pantalla, desaparece.
Recuerda el correo: solo si el envío de correos está activado en tu condominio, tu vecino recibe además «¡Tu pago quedó conciliado!». El recibo no viaja adjunto: él lo descarga en su portal, en Pagos, como «Recibo N.º {folio}».

¿Se te pasó el WhatsApp? No se perdió nada: el PDF queda en «Validados recientemente», en la liga «N.º {folio}», y tu vecino lo tiene siempre en su portal.

Cómo rechazar un comprobante

Escribe el «Motivo del rechazo» — mínimo 5 caracteres; ej. «el monto no coincide con la cuota».
Redáctalo pensando en tu vecino: verá ese texto tal cual en su portal, junto al botón «Reportar de nuevo».
Pulsa «Rechazar».
Avísale si urge: dentro de su portal verá la etiqueta «Rechazado» con tu motivo, y el correo «Tu comprobante necesita una corrección» solo le llega si el envío de correos está activado. Fuera de eso, no hay avisos automáticos en su teléfono.

El comprobante pasa a la tabla «Rechazados», donde ves los últimos 3 con su «Motivo».

Cómo registrar un pago que recibiste (efectivo, transferencia o tarjeta)

Cuando un vecino te paga en mano, te hace una transferencia y no sube su comprobante por la app, o te paga con tarjeta, lo registras tú y queda conciliado de inmediato, con su recibo. La tarjeta «Registrar un pago recibido» tiene dos maneras de hacerlo:

Con monto libre (la de siempre): capturas la cantidad que recibiste y se aplica al adeudo más antiguo de la casa. Es la que describe este apartado.
Marcando cargos: eliges exactamente qué meses cubre este pago y, si quieres, condonas cualquier recargo — incluso sin cobrar nada más. Está en los dos apartados siguientes.

Ve a la tarjeta «Registrar un pago recibido».
Elige la «Unidad» en «Elige una unidad». Debajo aparece «Adeudos de la unidad» con todo lo que debe esa casa, mes por mes. Para la vía libre no marques nada ahí.
Captura el «Monto recibido» y la «Fecha de pago» (no puede ser una fecha futura). Si la fecha cae en tu corte de saldos o antes, verás un aviso ámbar bajo el campo: «Este pago es anterior a tu corte de saldos ({fecha}): se registra y abona a la casa, pero no mueve tu banco ni tu efectivo en Saldos ni el informe mensual (el fondo de reserva sí lo cuenta).» No te frena: solo te avisa que ese dinero ya está contado en tu saldo inicial (ver «Saldos» en el capítulo de gastos y saldos).
Elige la «Forma de pago» en «Elige cómo te pagaron»: «Efectivo», «Transferencia» o «Tarjeta». Es obligatoria y no viene elegida, a propósito: decide a qué saldo va el dinero — «Efectivo se suma a tu saldo de Efectivo; transferencia y tarjeta, a tu saldo de Banco.» Sin ella, no te deja registrar.
Agrega la «Referencia (opcional)» si llevas tu propio control — ej. «Recibo manual 042».
Si tienes el comprobante, adjúntalo en «Comprobante (opcional)»: una foto o un PDF de hasta 4 MB (las fotos se ajustan solas).
Pulsa «Registrar y conciliar». Verás «Pago en efectivo registrado y conciliado.», «Pago por transferencia registrado y conciliado.» o «Pago con tarjeta registrado y conciliado.», según la forma de pago, y el recibo con folio nace al instante, sin pasar por la cola. Descárgalo cuando quieras en «Validados recientemente», en la liga «N.º {folio}» (aquí no aparece el sello ni el botón de WhatsApp: esos son solo de la cola). Ahí mismo, cada pago muestra su forma de pago y, si tiene comprobante, la liga «Ver comprobante».

Con el monto libre, el dinero se aplica primero a los cargos más viejos de la casa — igual que cuando apruebas un comprobante: el mes más viejo completo (su cuota y luego su recargo) antes de tocar el mes siguiente (el detalle está en «En qué orden se aplica un pago», en el capítulo de cuotas y cobranza). Si la casa no debe nada, la tarjeta te lo dice: «Esta unidad no tiene adeudos abiertos. Lo que captures quedará como saldo a favor.» Y si la casa ya tenía saldo a favor y algo abierto, ese saldo se aplica en el mismo momento en que registras el pago.

Cómo cobrar meses específicos y condonar un recargo

Un vecino te trae el efectivo de junio y julio y te pide que le perdones el recargo de junio. Aquí marcas exactamente qué cubre este pago, y el monto lo calcula la pantalla.

Elige la «Unidad». Debajo aparece «Adeudos de la unidad», agrupados por mes: la cuota y, debajo, su recargo si lo hay; al final, «Otros cargos» con las extraordinarias.
Marca la casilla de cada cargo que cubre este pago (por ejemplo, las cuotas de junio y julio). En cuanto marcas uno, el campo «Monto recibido» desaparece y en su lugar ves «Total a registrar», calculado solo: la suma de lo que marcaste.
Para perdonar un recargo, marca «Condonar recargo» debajo de ese recargo. La casilla está disponible de entrada en cada recargo condonable: no depende de que marques la cuota de ese mes ni de nada más. El recargo condonado se tacha y no se suma al total.
Revisa la nota bajo el total, que resume lo que vas a hacer — ej. «Suma de 2 cargos marcados, con 1 recargo condonado.» — y captura la «Fecha de pago», la «Forma de pago» y, si quieres, la «Referencia (opcional)» y el «Comprobante (opcional)». Si solo condonas, sin cobrar nada, ni la forma de pago ni el comprobante aparecen: no hay pago.
Pulsa «Registrar y conciliar». El pago se aplica EXACTAMENTE a los cargos que marcaste (no al adeudo más antiguo), cada uno queda «Pagado», y el recargo condonado desaparece de los adeudos de la casa: no se cobra y no sale en su estado de cuenta. El recibo con folio nace igual que siempre.

Cosas que conviene saber:

Un recargo con abonos o con ficha emitida no se puede condonar, y la pantalla te lo dice: «Este recargo no se puede condonar (tiene abonos o ficha emitida).» Puedes cobrarlo marcándolo como cualquier otro cargo.
Cobrar y condonar son excluyentes. Si marcas un recargo para cobrarlo, se quita la condonación, y al revés.
La condonación viaja con el pago. El recargo desaparece de los adeudos de la casa, y la aplicación automática de cada noche no lo revive: ese mes no vuelve a recibir recargo. Pero si después reviertes ese pago (sección «Cómo revertir un pago aprobado por error»), el recargo condonado vuelve a cobrarse con su mismo monto: el perdón iba junto con ese dinero. Una condonación sin cobro no tiene pago que revertir, así que esa sí es definitiva.
No marcar nada es la vía de siempre: capturas el monto libre y se aplica al adeudo más antiguo.
Si los adeudos cambiaron mientras tenías la pantalla abierta (alguien de tu equipo aprobó un comprobante de esa casa, o el sistema aplicó un recargo esa noche), verás «Los adeudos de esta unidad cambiaron. Vuelve a elegir la unidad y revisa la selección.» y no se registra nada. Vuelve a elegir la unidad y marca de nuevo.

Cómo condonar un recargo sin cobrar nada

Tu vecino pagó tarde su cuota de julio, ya está al corriente y solo le queda el recargo; tú decides perdonárselo. No necesitas cobrar nada ni inventar un pago: se condona solo.

Ve a «Registrar un pago recibido» y elige la «Unidad». En «Adeudos de la unidad» verás el recargo (por ejemplo, «Recargo por pago tardío · Julio 2026»).
Marca únicamente «Condonar recargo» debajo de ese recargo. No marques ningún cargo.
Fíjate en la pantalla: el recargo se tacha, «Total a registrar» dice $0.00, debajo lees «Solo condonación: no se registra ningún pago ni se emite recibo.» y el botón cambia a «Condonar recargo». La «Fecha de pago» y la «Referencia (opcional)» puedes dejarlas como están: no se registra ningún pago.
Pulsa «Condonar recargo». Verás «Recargo condonado. No se registró ningún pago.»
Comprueba el resultado: el recargo desaparece de los adeudos de la casa (y del estado de cuenta de tu vecino). No nace ningún pago ni ningún recibo, así que en «Validados recientemente» no aparece nada nuevo — es normal.

Puedes condonar varios recargos de la misma casa de un jalón: marca «Condonar recargo» en cada uno. Y si además te están pagando algo, marca también esos cargos: entonces es un pago normal con recargos condonados, como en el apartado anterior. Los recargos con abonos o con ficha emitida siguen sin poder condonarse.

Cómo revertir un pago aprobado por error

Busca el pago en «Validados recientemente»: la tabla de los últimos 5 aprobados, con su «Folio», «Monto» y «Fecha».
Pulsa «Revertir» en la columna «Acciones».
Si ese pago condonó un recargo, arriba del motivo verás el aviso «Al revertir, el recargo condonado vuelve a cobrarse: $100.00 de Junio 2026.» (con el monto y el mes reales). Léelo antes de seguir: al confirmar, ese recargo regresa a los adeudos de la casa tal como estaba. Ojo: «Anular en lote» solo alcanza a los recargos que existían en ese momento, y un recargo condonado ya no existe; por eso, aunque hayas anulado los recargos de ese mes, al revertir el pago ese recargo regresa. Si tampoco lo quieres, anúlalo por fila con «Anular» (capítulo «Cuotas y cobranza»). La única vez que la reversa no lo revive es si esa misma casa ya tiene un recargo anulado de ese mes, y en ese caso el aviso lo dice con otras palabras: «Ese mes ya lo anulaste: el recargo de Junio 2026 ($100.00) no se vuelve a cobrar.» — puedes confirmar tranquilo, no va a aparecer ningún recargo nuevo. Si el pago condonó varios meses, verás una línea por cada uno, cada una con su propio aviso.
Escribe el «Motivo de la reversa» — ej. «lo aprobé por error».
Pulsa «Confirmar reversa». Verás «Pago revertido; el saldo de la unidad fue restaurado.»: el adeudo regresa a la cuenta de la unidad y, si hubo condonación, el recargo también.
No te alarmes por lo que sigue: el pago aparece en la tabla «Rechazados» con la etiqueta «Revertido». Es normal — reversas y rechazos terminan en la misma lista, y la etiqueta los distingue.
Tu vecino NO ve tu motivo (es interno): en su «Historial de pagos» el pago aparece como «Revertido» con la nota «Tu administración deshizo la validación de este pago. Si tienes dudas, contáctala.», y el cargo regresa a «Por pagar» — sin la tarjeta roja de pago rechazado, porque no tiene ningún comprobante que corregir. El recargo que vuelve se ve como cualquier otro cargo por pagar. Si le conviene saber el porqué, avísale tú.

Solo los pagos aprobados se pueden revertir; para descargar el recibo antes de decidir, usa la liga «N.º {folio}» de la misma tabla.

Cómo manejar un pago parcial

A veces tu vecino paga menos que su saldo (la cantidad la escribe él al reportar). La tarjeta te lo canta con «No cubre el saldo exigible ($X)». La decisión es tuya; la plataforma solo refleja lo que apruebes.

Confirma en tu banco cuánto llegó de verdad.
Aprueba con «Aprobar» si aceptas el abono: el dinero se aplica primero a los cargos más viejos de la unidad — la cuota del mes más viejo, luego su recargo, y solo después el mes siguiente.
Revisa que el resto sigue como adeudo: tu vecino lo ve en su portal en «Tu saldo actual», y la unidad sigue apareciendo con saldo pendiente en tu cobranza.
Entrega el recibo igual que siempre: nace con folio por la cantidad pagada, y el sello te ofrece «Enviar recibo por WhatsApp» en ese momento.
Rechaza con «Rechazar» y su motivo si el abono no procede — por ejemplo, si el depósito no aparece en el banco o el acuerdo era otro.

¿Te atoraste?

«Este comprobante ya fue revisado. Recarga la página para ver la lista al día.» Otra persona de tu administración ya lo validó o rechazó. Recarga la página y sigue con los que queden.
«Escribe un motivo de al menos 5 caracteres.» El rechazo no pasa sin motivo: escribe uno claro — tu vecino lo va a leer tal cual.
Ya no veo «Enviar recibo por WhatsApp». Ese botón solo existe en el sello «¡Pago conciliado!», justo después de aprobar. Si saliste de la pantalla, el PDF sigue disponible en la liga «N.º {folio}» de «Validados recientemente» y tu vecino lo descarga en su portal, en Pagos.
Un pago aparece en «Rechazados» y yo no lo rechacé. Mira la etiqueta: si dice «Revertido», fue una reversa tuya o de tu equipo, no un rechazo. El motivo de la reversa queda en la columna «Motivo».
«Este pago ya no se puede revertir (no está aprobado).» Solo los pagos aprobados aceptan reversa. Si ya lo revertiste una vez, no hay nada más que deshacer.
«Este pago condonó un recargo que ya no se puede reconstruir; contacta a soporte.» Ese pago perdonó un recargo del que la plataforma no guardó todos los datos (condonaciones registradas antes del 13 de septiembre de 2026), así que no puede devolverlo a los adeudos de la casa por sí sola y el botón «Confirmar reversa» queda apagado. Escríbenos a soporte y lo resolvemos contigo; mientras tanto, el pago sigue aprobado y nada cambia.
Revertí un pago y a la casa le volvió a aparecer un recargo. Es correcto: ese pago había condonado el recargo de ese mes, y la condonación iba junto con el pago. Si de todos modos quieres perdonarlo, condónalo de nuevo desde «Adeudos de la unidad» (apartado «Cómo condonar un recargo sin cobrar nada») o anúlalo por fila con «Anular». «Anular en lote» no lo alcanza: ese recargo no existía cuando anulaste el mes.
Revertí un pago que condonaba un recargo y el recargo NO regresó. Esa casa ya tenía un recargo anulado de ese mismo mes: la plataforma respeta tu decisión de que ese mes no lleva recargo y no lo revive. El diálogo te lo adelantó antes de confirmar con «Ese mes ya lo anulaste: el recargo de Junio 2026 ($100.00) no se vuelve a cobrar.». Si de todos modos quieres cobrarle algo por ese mes, la vía es una «Cuota extraordinaria» con alcance «Solo la unidad {X}» (capítulo «Cuotas y cobranza»).
«La fecha del pago no puede ser posterior a hoy.» Al registrar un pago, captura la fecha en que recibiste el dinero, nunca una futura.
«Elige la forma de pago: efectivo, transferencia o tarjeta.» La forma de pago es obligatoria: elige cómo te pagaron y vuelve a pulsar «Registrar y conciliar».
«El comprobante debe ser una foto o un PDF.» o «El comprobante pasa de 4 MB. Reduce el tamaño y vuelve a intentar.» Adjunta una foto o un PDF más ligero, o registra el pago sin comprobante: es opcional.
«No se pudo subir el comprobante. Intenta de nuevo o registra el pago sin él.» Fue un tropiezo al subir el archivo: vuelve a intentar, o quita el archivo y registra.
«Vuelve a adjuntar el comprobante: se quitó al revisar el error.» Hubo un error y el archivo que habías elegido se quitó. Corrige lo que marca el error, vuelve a elegir el archivo y registra.
No veo «Monto recibido» al registrar un pago. Tienes cargos o condonaciones marcados en «Adeudos de la unidad»: el monto lo calcula la pantalla como «Total a registrar» (y es $0.00 si solo condonas). Si prefieres capturar una cantidad libre, desmarca todo.
No veo la casilla «Condonar recargo» debajo de un recargo. Ese recargo no se puede perdonar y la pantalla te lo dice: «Este recargo no se puede condonar (tiene abonos o ficha emitida).» Cóbralo marcándolo, o déjalo pendiente.
Quiero perdonar un recargo, pero el vecino no me está pagando nada. No hace falta cobrar: marca solo «Condonar recargo» y pulsa el botón «Condonar recargo» (apartado «Cómo condonar un recargo sin cobrar nada»).
El botón dice «Condonar recargo» y no «Registrar y conciliar». Solo tienes condonaciones marcadas y ningún cargo: no se va a registrar ningún pago ni recibo. Si sí te están pagando, marca también los cargos que cubre el dinero y el botón vuelve a «Registrar y conciliar».
Condoné un recargo y no veo ningún recibo. Es correcto: una condonación sin cobro no registra pago ni emite recibo. La prueba de que se hizo es que el recargo ya no aparece en «Adeudos de la unidad» ni en el estado de cuenta de tu vecino.
«Los adeudos de esta unidad cambiaron. Vuelve a elegir la unidad y revisa la selección.» Mientras tenías la pantalla abierta, alguien de tu equipo aprobó un comprobante de esa casa o el sistema aplicó un recargo esa noche. No se registró nada: vuelve a elegir la unidad y marca de nuevo.
«Revisa los cargos marcados e intenta de nuevo.» Algo de la selección ya no es válido (por ejemplo, un recargo que dejó de ser condonable). Vuelve a elegir la unidad para ver sus adeudos al día.
«No se pudieron cargar los adeudos de la unidad. Intenta de nuevo.» Fue un tropiezo momentáneo: vuelve a elegir la unidad. Mientras los adeudos no carguen, «Registrar y conciliar» se queda apagado.
La señal «En tiempo y forma», ¿ya lo valida? No: es una ayuda. La única verificación que cuenta es la tuya contra el banco.
Mi vecino dice que no se enteró del rechazo. Los avisos viven dentro de su portal, y el correo solo sale si el envío está activado en tu condominio. No hay avisos automáticos en el teléfono: si urge, mándale tú un WhatsApp.
No veo la sección de pagos o me dice «No tienes permiso para realizar esta acción.» Tu perfil de acceso no incluye el módulo de Pagos: pídele al administrador de acceso total que lo revise en «Perfiles de acceso» y en «Personas».